Artículo 3: “Cumplimiento Normativo en Gestión Documental: Lo Que Necesitas Saber”

En un entorno empresarial cada vez más digitalizado, el cumplimiento normativo en la gestión documental se ha convertido en una prioridad para las empresas en Colombia. Las regulaciones están diseñadas para proteger la información sensible, garantizar la privacidad de los datos y asegurar la integridad y disponibilidad de los documentos. Este artículo ofrece una visión detallada de la normatividad vigente en Colombia y consejos prácticos para asegurar que tu empresa cumpla con estas obligaciones legales.

Marco Normativo en Colombia

• Ley Estatutaria 1581 de 2012: Esta ley es fundamental en el contexto colombiano, ya que establece las disposiciones generales para la protección de datos personales. Obliga a las entidades a obtener el consentimiento informado de los individuos antes de recolectar, usar o compartir su información personal.

• Decreto 1377 de 2013: Complementa la Ley 1581 y especifica los requisitos para el tratamiento de datos personales, incluyendo la necesidad de políticas de privacidad claras y detalladas, y procedimientos para el acceso, corrección, actualización o supresión de datos personales por parte de los titulares.

• Ley 594 de 2000 o Ley General de Archivos: Regula todo lo concerniente a la administración de archivos en Colombia, estableciendo directrices para la organización y conservación de documentos archivados, tanto para entidades públicas como privadas.

Implementación de Prácticas de Cumplimiento

1. Política de Privacidad y Gestión Documental: Desarrolla e implementa políticas claras que se alineen con las regulaciones mencionadas, asegurando que todos los documentos se manejen de manera que protejan la privacidad y seguridad de la información.
2. Consentimiento Informado: Asegúrate de obtener un consentimiento claro y verificable de los individuos antes de recolectar, procesar o compartir cualquier dato personal, cumpliendo con los principios de la Ley 1581 de 2012.
3. Seguridad de la Información: Implementa medidas de seguridad físicas, administrativas y técnicas para proteger los documentos y datos contra el acceso no autorizado, alteración, pérdida o destrucción. Esto incluye cifrado de datos, controles de acceso y procedimientos de auditoría regulares.
4. Capacitación y Conciencia: Ofrece formación continua a tus empleados sobre las obligaciones legales en materia de protección de datos y gestión documental, asegurando que comprendan cómo manejar adecuadamente la información sensible y los documentos de la empresa.
5. Auditorías y Monitoreo: Realiza auditorías regulares para verificar el cumplimiento de tus políticas de gestión documental y protección de datos. Esto te ayudará a identificar y corregir posibles brechas de seguridad o incumplimientos normativos.
6. Gestión de Incidentes: Establece un plan claro para la respuesta y notificación en caso de violaciones de seguridad de los datos. La ley requiere que las autoridades y los individuos afectados sean notificados en ciertas circunstancias.

Conclusión

El cumplimiento normativo en la gestión documental es esencial para proteger no solo la información sensible y los datos personales sino también para salvaguardar la reputación de tu empresa. Mantenerse al día con la normatividad vigente y adoptar un enfoque proactivo hacia el cumplimiento puede parecer desafiante, pero es crucial para operar con éxito en el mercado colombiano. La implementación de las prácticas recomendadas y el compromiso con la mejora continua son fundamentales para garantizar que tu empresa no solo cumpla con las leyes actuales, sino que también esté preparada para futuras regulaciones.