Artículo 6: “Normativa Archivística en Colombia”

La normativa archivística en Colombia está diseñada para garantizar la adecuada gestión, conservación y acceso a los documentos y archivos tanto públicos como privados. Esta normativa se fundamenta principalmente en la Ley 594 de 2000, también conocida como la Ley General de Archivos.

Ley 594 de 2000

La Ley 594 de 2000 establece las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado. Esta ley se aplica a la administración pública en todos sus niveles, así como a las entidades privadas que cumplen funciones públicas1. Algunos de los aspectos más relevantes de esta ley incluyen:

Definiciones Clave: la ley define términos fundamentales como archivo, archivo público, archivo privado de interés público, archivo total, documento de archivo, función archivística, gestión documental, patrimonio y soporte documentales.

Gestión Documental: se refiere al conjunto de actividades administrativas y técnicas destinadas a la planificación, manejo y organización de la documentación desde su origen hasta su destino final, facilitando su utilización y conservación.

Patrimonio Documental: conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.

Políticas y Normativa del Archivo General de la Nación

El Archivo General de la Nación -AGN- es la entidad encargada de formular, analizar y evaluar la política de archivos y gestión documental en el país. El AGN proporciona lineamientos, directrices y normativa para la adecuada gestión de los archivos. Este cuenta con:

• Observatorio de la Política de Archivos y de Gestión Documental: un centro de pensamiento e investigación que contribuye a mejorar la capacidad de los actores involucrados en la función archivística.
• Repositorio Normativo: un recurso diseñado para encontrar leyes, decretos, acuerdos, directivas, resoluciones y circulares relativas al desarrollo de la política de archivos y gestión documental.
  

El AGN también publica normativa que actualiza y complementa la Ley 594 de 2000. Por ejemplo:

1. Decreto 1080 de 2015

Este decreto compila y actualiza la normativa sobre gestión documental y archivos en Colombia. Incluye disposiciones sobre:

• Digitalización de Documentos: establece los lineamientos para la digitalización y conservación de documentos electrónicos.
• Seguridad de la Información: normas para garantizar la integridad y confidencialidad de los documentos digitales.

2. Decreto 1081 de 2015

Regula y establece directrices para la administración de documentos y archivos en las entidades públicas. Esto incluye la creación, conservación, y disposición final de documentos, asegurando que se manejen de manera eficiente y conforme a la normativa vigente. A continuación, se detallan los aspectos claves más importantes:

• Programa de Gestión Documental (PGD): establece la necesidad de que cada entidad pública desarrolle un PGD, que incluye la identificación, gestión, clasificación, organización, conservación y disposición final de los documentos.
• Conservación y Disposición Final: define los procedimientos para la conservación de documentos y su disposición final, asegurando que se manejen de manera eficiente y conforme a la normativa vigente.
• Automatización y Tecnologías: promueve el uso y aplicación de tecnologías para la gestión documental, facilitando la automatización de procesos y la eficiencia en el manejo de la información.
• Transparencia y Acceso a la Información: alineado con la Ley 1712 de 2014, el decreto fomenta la transparencia y el derecho de acceso a la información pública, asegurando que los documentos sean accesibles y manejados de manera transparente.

3. La Circular Externa 002 de 2021

Establece medidas preventivas y correctivas para proteger los archivos y documentos ante riesgos como conflagraciones, sustracciones o pérdidas, especialmente en el contexto de situaciones de orden público.

• Medidas Preventivas y Correctivas: las entidades deben implementar acciones para proteger los documentos y archivos, asegurando su integridad y disponibilidad.
• Custodia y Salvaguarda: se enfatiza la importancia de custodiar y salvaguardar los documentos en cualquier formato y medio, conforme a las normas archivísticas vigentes.
• Informes de Riesgo: las entidades deben informar al Archivo General de la Nación sobre cualquier situación de riesgo que afecte sus archivos, a través de los Consejos Territoriales de Archivos.
• Protección del Patrimonio Documental: se subraya la relación directa entre la preservación de documentos y los derechos de los ciudadanos, especialmente el derecho al acceso a la información.

4. Acuerdo No. 001 de 2024

Establece criterios técnicos y jurídicos para la implementación de la función archivística en el Colombia y fija otras disposiciones en cumplimiento a la ley 594 de 2000 y el Decreto 1080 de 2015 “Decreto Único del Sector Cultura”.

Puntos Clave del Acuerdo:

• Criterios Técnicos y Jurídicos: se establecen los lineamientos necesarios para la correcta gestión documental, asegurando que todas las entidades públicas cumplan con las normativas vigentes.
• Implementación de la Función Archivística: se detallan las actividades relacionadas con la gestión de documentos, desde su creación hasta su conservación o eliminación.
• Eficiencia y Eficacia: el acuerdo busca mejorar la eficiencia y eficacia de la gestión documental en las entidades públicas, promoviendo el uso de tecnologías y mejores prácticas.
• Protección del Patrimonio Documental: se enfatiza la importancia de proteger y conservar el patrimonio documental como parte integral de la riqueza cultural de la nación.