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De acuerdo con lo definido en el artículo 36, del título IX “ARCHIVOS PRIVADOS”, de la Ley 594 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”, donde se señala:
“Archivo privado. Conjunto de documentos pertenecientes a personas naturales o jurídicas de derecho privado y aquellos que se deriven de la prestación de sus servicios.”
Bajo este entendido, es importante señalar la importancia de garantizar unas condiciones óptimas de conservación de los documentos, que permitan su preservación durante el ciclo vital; estas conllevan la realización de unas actividades que inician desde la producción, y pasan por la etapa de organización, administración y culminando con la conservación o eliminación de la misma; para ello, adicionalmente, se requiere la implementación de los instrumentos archivísticos (Cuadro de Clasificación Documental (CCD), Tabla de Retención Documental (TRD), Programa de Gestión Documental (PGD), Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR), Inventario Documental, modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos, bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales, mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad, Tablas de Control de Acceso ) y de gestión de la información (Registro de Activos de Información, Índice de Información Clasificada y Reservada, Esquema de Publicación de Información) definidos en el Decreto 1080 de 2015 “por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura”.
Ahora bien, la finalidad de tener un proceso de gestión documental robustecido en las empresas radica en la importancia de asegurar la protección y seguridad de la información, controlar su acceso, mantener su disponibilidad, soportar las actuaciones administrativas para la toma de decisiones, defensa jurídica o administrativa de la misma y sobre todo para agilizar los procesos, controlar los niveles de eficiencia y eficacia de los procesos empresariales, evaluar la demanda del producto o servicio ofertado y los niveles de satisfacción.
