Un sistema de gestión documental es una solución tecnológica diseñada para optimizar el manejo de documentos dentro de una organización. Facilita la creación, captura, almacenamiento, organización, búsqueda, y distribución de documentos de forma eficiente y segura. Nuestro objetivo es mejorar la accesibilidad y la gestión de la información corporativa, contribuyendo a una mayor productividad y eficiencia operativa.

Los beneficios incluyen una mejora significativa en la eficiencia operativa, ahorros en costos de almacenamiento físico, acceso rápido y fácil a los documentos necesarios, fortalecimiento de la seguridad de la información, y fomento de la colaboración entre equipos. Además, contribuye a la sostenibilidad ambiental mediante la reducción del uso de papel.

Evalúa el tiempo y los recursos actuales dedicados a la gestión documental manual. Si enfrentan desafíos como la pérdida de documentos, accesos no autorizados, o ineficiencias en la recuperación de archivos, entonces un sistema de gestión documental puede ofrecer soluciones concretas, resultando en ahorros de tiempo y dinero a mediano y largo plazo.

Nuestros sistemas están diseñados para ser intuitivos y fáciles de usar. Ofrecemos capacitación completa y soporte continuo para asegurar que todos los usuarios puedan manejar el sistema eficientemente desde el inicio. La curva de aprendizaje es generalmente rápida, y no se requiere experiencia técnica previa.

Implementamos medidas de seguridad avanzadas, incluyendo control de acceso basado en roles, cifrado de datos, y auditorías de seguimiento de actividades. Nuestros sistemas cumplen con las normativas colombianas e internacionales de protección de datos, asegurando la integridad y privacidad de tu información.

Sí, nuestros sistemas están diseñados para integrarse con una amplia gama de herramientas empresariales, incluyendo ERP, CRM, y sistemas de recursos humanos. Esta integración mejora la eficiencia y coherencia de la información a lo largo de toda la organización.

Identifica tus necesidades específicas, incluyendo tipos de documentos manejados, volumen de información, y procesos internos que deseas mejorar. Busca un proveedor que ofrezca funcionalidades adaptadas a tus requerimientos, un alto nivel de seguridad, y un soporte técnico confiable.

Sí, puedes almacenar y gestionar documentos en una variedad de formatos sin perder su integridad original, facilitando la colaboración y el acceso sin restricciones de formato.

Nuestra empresa ofrece un servicio completo de digitalización que convierte tus documentos físicos en formatos digitales accesibles y seguros. Utilizamos tecnología de escaneo de última generación para garantizar imágenes claras y legibles, con opciones de indexación y clasificación para facilitar el acceso y la recuperación rápida de la información.

Sí, entendemos que cada empresa tiene necesidades únicas. Por ello, trabajamos estrechamente con nuestros clientes para desarrollar soluciones de gestión documental que se adapten específicamente a sus requisitos operativos, financieros y legales. Desde la evaluación inicial hasta la implementación y soporte, personalizamos cada aspecto para maximizar la eficiencia y el valor.

Nuestros sistemas de gestión documental están diseñados para integrarse de manera fluida con tus procesos de negocio actuales, automatizando y optimizando flujos de trabajo donde sea posible. Esto incluye la capacidad de configurar reglas y notificaciones automáticas para acelerar la aprobación de documentos, la revisión y otras tareas críticas.

Implementamos soluciones robustas de respaldo y recuperación de desastres para asegurar la continuidad del negocio. Nuestros sistemas de gestión documental almacenan copias de seguridad de tu información en ubicaciones seguras y redundantes, permitiendo la recuperación rápida de datos en caso de incidentes como fallas de hardware, desastres naturales o ataques cibernéticos.

Nuestra plataforma de gestión documental promueve la colaboración en tiempo real, permitiendo a los equipos trabajar juntos en documentos desde cualquier lugar. Con características como el control de versiones, los comentarios integrados y las capacidades de edición concurrente, facilitamos que los equipos se mantengan alineados y productivos.

La seguridad es una prioridad en nuestras soluciones de gestión documental. Aplicamos medidas de seguridad de múltiples capas, incluyendo cifrado de datos en reposo y en tránsito, autenticación de usuarios, control de acceso basado en roles y auditorías detalladas de actividad. Esto asegura que solo los usuarios autorizados puedan acceder a la información sensible.

Sí, proporcionamos un programa completo de capacitación para asegurar que tu equipo pueda aprovechar al máximo nuestro sistema de gestión documental desde el día uno. Además, ofrecemos soporte técnico continuo para resolver cualquier pregunta o problema que pueda surgir, garantizando una experiencia sin interrupciones.